Rechnung

tl;dr Wir empfehlen dir dringend die Nutzung von '''FreshBooks'''.

Seien wir ehrlich: Rechnungen zu schreiben ist nervig. Zeit, die du für die Rechnungsstellung aufbringst, ist Zeit, die du für Reparaturen hättest nutzen können (oder für Dinge, die nichts mit Arbeit zu tun haben!). Aber jeder Reparaturbetrieb muss seinen Kunden Rechnungen stellen. Machen wir also das Beste daraus. Reparaturbetriebe können den Nutzen der Rechnungsstellung maximieren und den Zeitaufwand minimieren, indem sie eine Checkliste mit bewährten Methoden berücksichtigen und eine Rechnungsvorlage oder ein Programm verwenden.

Rechnungen dienen sowohl als Nachweis der erbrachten Dienstleistungen als auch als Festlegung der Bedingungen zwischen Dienstleister und Kunde. Hier ist eine '''Musterrechnung''', die Elemente bewährter Methoden enthält. Wenn du deine eigene Rechnung erstellen oder ein Rechnungsprogramm nutzen möchtest, achte darauf, die Bestandteile des Musters zu berücksichtigen. Diese Elemente bewährter Methoden lassen sich in zwei Gruppen unterteilen:

Jede Rechnung sollte die folgenden Angaben eines Verkaufsbelegs enthalten:

• Rechnungsdatum
• Eine eindeutige Referenznummer
• Aufgeschlüsselte Liste der Dienstleistungen
  • Kostenaufstellung (falls zutreffend): Dienstleistungskosten, Bauteilkosten, Steuern
• Kontaktdaten des Kunden
• Kontaktdaten des Betriebs
  • Unternehmensidentifikationsnummer (Lizenznummer, Steuernummer etc.)

Jede Rechnung sollte die folgenden vertraglichen Elemente klar und prägnant enthalten:

• Haftungsbeschränkung bezüglich versehentlicher Schäden an der Hardware durch den Servicetechniker
• Haftungsbeschränkung bezüglich Kundendaten
• Bedingungen zur Erhebung der Umsatzsteuer
• Zahlungsbedingungen
  • Akzeptierte Zahlungsmethoden
  • Zinsen bei Zahlungsverzug
• Bedingungen für Garantie auf Bauteile und/oder Arbeitsleistung
• Platz für die Unterschrift des Kunden zur Zustimmung zu den Bedingungen

Nachdem du nun weißt, welche Anforderungen eine Rechnung erfüllen muss, ist es an der Zeit, das passende Programm dafür zu finden.

Eine schnelle Online-Suche liefert unzählige '''Rechnungsformulare''', die in großen Mengen gekauft und direkt vor Ort ausgefüllt werden können. Aber verwende sie nicht. Die grundlegenden Probleme dabei sind, dass du sie nicht anpassen kannst und sie nicht digital sind.

Mit ein wenig Zeit und noch weniger Excel-Kenntnissen kannst du deine eigenen Rechnungen (und andere nützliche Geschäftstools) erstellen. Selbst wenn du dich nicht entscheidest, Excel oder eine einfache Tabellenkalkulation für deine Rechnungen zu verwenden, wirf einen Blick auf unsere '''Excel-Musterrechnung'''. Wenn sie deinen Anforderungen entspricht, verwende sie. Wenn nicht, passe sie an.

Wenn du unser Muster verwendest, erhält dein Kunde eine gedruckte Rechnung, die so aussieht.

'''FreshBooks''' ist eine Komplettlösung für die Buchhaltung, die auf Rechnungsstellung basiert. Positionen, die du zum ersten Mal zu einer Rechnung hinzufügst, können für spätere Rechnungen gespeichert werden. Das spart dir viel Zeit, da du Kunden- oder Produktinformationen nie ein zweites Mal eingeben musst. Was bedeutet das für dich? Bei einem wiederkehrenden Kunden, der die gleiche Reparatur benötigt, dauert die Erstellung und der E-Mail-Versand der Rechnung weniger als eine Minute.

Das Beste an '''FreshBooks''' ist, dass es den Zahlungseingang vereinfacht. Du kannst Rechnungen ausdrucken oder per E-Mail versenden. Eine per E-Mail versendete Rechnung enthält zudem einen Link, der den Kunden zu einem Online-Kundenprofil führt, das den aktuellen Status der Rechnung (sowie eine Historie aller vergangenen Rechnungen) anzeigt. Über diese Seite kann der Kunde verschiedene Zahlungsoptionen nutzen.

FreshBooks-Kundenprofil

Clevere '''FreshBooks'''-Funktionen:

• Alles wird gespeichert! Wenn du zum ersten Mal einen Kunden, ein Produkt oder eine Dienstleistung hinzufügst, hast du die Möglichkeit, diese für die einfache Verwendung in zukünftigen Rechnungen zu speichern.
• Ein Online-Kundenprofil mit Zahlungsoptionen wird für jeden Kunden automatisch erstellt, sobald eine Rechnung an ihn gesendet wird.
• Bezahle '''FreshBooks''' dafür, eine Papierrechnung (mit frankiertem Rückumschlag) an den Kunden zu senden.
• Die Rechnungshistorie wird automatisch und extrem detailliert nachverfolgt.

Wir haben Muster ihrer Rechnungen erstellt, damit du dich nicht registrieren musst, nur um einen Blick auf das Endergebnis zu werfen:

• FreshBooks-Rechnungsmuster
• FreshBooks-E-Mail-Rechnungsmuster

Die oben genannten Dokumente wurden über diese Benutzeroberfläche erstellt:

FreshBooks-Rechnungsoberfläche

'''QuickBooks''' ist die umfassendste Unternehmenssoftware, die auch für Nutzer zugänglich ist, die nicht mit Buchhaltungssoftware vertraut sind. Es ist eine so umfassende Geschäftslösung, dass die Unfreundlichkeit des Online-Rechnungserstellers erstaunlich ist. Dennoch konnten wir nach einigen Anpassungen und etwas Geduld eine zufriedenstellende Vorlage erstellen, die in Zukunft problemlos funktionieren sollte.

Clevere '''QuickBooks Online'''-Funktionen:

• Alles wird gespeichert! Wenn du zum ersten Mal einen Kunden, ein Produkt oder eine Dienstleistung hinzufügst, hast du die Möglichkeit, diese für die einfache Verwendung in zukünftigen Rechnungen zu speichern.
• Optimiert sowohl für Online-Rechnungen als auch für ausgedruckte Rechnungen.

Wir haben Muster ihrer Rechnungen erstellt, damit du dich nicht registrieren musst, nur um einen Blick auf das Endergebnis zu werfen:

• QuickBooks-Rechnungsmuster
• QuickBooks-E-Mail-Rechnungsmuster

Die oben genannten Dokumente wurden über diese Benutzeroberfläche erstellt:

QuickBooks Online-Rechnungsoberfläche